Des vœux personnalisés et efficaces

Comme chaque année, le rituel d’échange de vœux par SMS a lieu.

C’est une manière de rester en contact avec ses proches et de se rappeler au bon souvenir de nos connaissances et autres collègues de travail.

La petite astuce suivante permet d’envoyer des dizaines de SMS personnalisés de manière simple et efficace.

Il s’agit de taper les SMS sur son ordinateur et de les envoyer via son téléphone portable. C’est possible, rapide (copié-collé !) et gratuit.

bonne-annee-2017

3 petites limitations qui n’en sont pas vraiment:

  • sur Androïd seulement (je suis certain qu’il existe la même chose sur iphone)
  • limité à 250 sms / mois sinon il faut souscrire un compte pro à 5 eur/mois, ce devrait être largement suffisant
  • la construction d’une liste de diffusion est limité à 10 personnes (sinon besoin du compte pro). Et çà n’a pas bien marché en pratique pour moi. Ce n’est pas grave car on essaye de faire des vœux personnalisés ici.

Quelle est la procédure simple à suivre ?

Aller sur http://mightytext.net/

  • Cliquer sur « Get the App » en haut à droite
  • Suivez les instructions à savoir :

– installer l’application sur le téléphone portable
– installer le module complémentaire sur le navigateur internet de votre ordinateur
– lancer l’application web
– connecter le téléphone à internet (par Wifi par exemple)
Durée de l’installation : moins de 5 min, il y a 3 icônes pour vous guider.

Maintenant, envoyez vos SMS depuis l’application web en faisant des copié-collés. Il n’y a qu’à remplacer juste le prénom ou le nom de famille, quelques tournures, etc…

Résultat : tous les vœux personnalisés envoyés en moins d’une heure à une centaine de personnes. L’année commence bien ! Nous avions jusqu’à fin janvier mais avec cette astuce, nous n’avons pas besoin d’un mois entier :-)

Et vous, utilisez-vous une astuce spéciale ?

 

L’entrainement pour un avantage concurrentiel.

James Tarbotton - Unsplash
James Tarbotton – Unsplash

De l’avantage de la lecture

Une journée de travail, c’est court. C’est très court. Pour ne pas se laisser déborder, il faut être efficace et percutant. Tel un athlète de l’intellect, il faut s’entraîner et se muscler pour la compétition. Car entre 8h30-9h00 et 16h30-17h00, vous allez devoir “charbonner”. Tout le monde est au travail, les sollicitations pleuvent. Mais au lieu de subir, vous avez un avantage injuste car vous êtes un lecteur assidu et la lecture, telle une arme secrète, vous donne un effet de levier insoupçonné.
Nous exposerons dans les posts suivants des techniques issues de lectures qui vous feront passer à la vitesse supérieure en terme d’efficacité mais ce n’est pas le sujet ici.

Ceux qui ont appris à lire très jeune ont un temps d’avance qu’ils conservent toute leur vie. Il s’agit de maturité intellectuelle. La lecture est une des premières activité de l’esprit, une des premières abstractions et cela façonne notre cerveau. Comme le dit Michael Hyatt : “Les leaders lisent et les lecteurs leadent”.

Premièrement, vous avez accès aux meilleures réflexions, aux pensées les plus distillées des plus pointus experts de tous les temps. Lorsque l’on y pense, livre après livre, l’Homme a bâti des cathédrales de connaissances. Comme le disait Bernard de Chartres, nous sommes “perchés sur des épaules de géants”. Il suffit de grimper sur celles de Descartes ou Newton pour étendre notre vision bien au-delà de ce que nous percevions jusqu’à présent.

Secundo, dans les livres, les réflexions sont construites, développées, argumentées. Le temps nécessaire est pris pour exposer les choses. A l’heure d’Internet ou l’information est fragmentée et courte, ce n’est pas du luxe de gagner en profondeur de réflexion. Vous allez à votre rythme, vous suspendez quand vous voulez. Vous pouvez relire et revenir sur tel ou tel passage. Vous faites fonctionner votre imagination. Vous entremêlez vos réflexions avec celles de l’auteur. C’est un processus actif et pourtant non stressant.

Enfin, la lecture détend. En effet, les écrans de TV, d’ordinateurs et de tablettes diffusent une lumière bleutée qui empêche l’endormissement. Une petite séance de lecture sur des sujets plus légers vous apportera le silence, le calme et la sérénité pour glisser tout doucement vers un sommeil réparateur.

Comme nous venons de le voir, la lecture est la musculation de l’esprit.

Votre bibliothèque au creux de votre main !

La lecture c’est simple et on n’a pas besoin de grand chose pour s’y mettre. Je vous recommande cependant l’acquisition d’une liseuse.

Ok me direz-vous mais pourquoi une liseuse ? J’aime bien les livres normaux moi, j’ai besoin de les toucher. J’étais comme vous. J’ai mis 1 an à changer d’avis mais j’ai changé d’avis, en voici les raisons :

1) C’est moins cher. Parce que pour faire vraiment une différence, il faudra lire, beaucoup lire je ne vous le cache pas. Vous vous en doutiez, on ne devient pas athlète sans faire beaucoup d’entraînement. Il n’existe pas de méthode miracle. Les livres sur liseuse s’avèrent 30 à 50% moins coûteux que les livres papiers. Selon votre consommation, votre liseuse sera donc remboursée en quelques mois voire en quelques semaines pour les lecteurs les plus assidus ! Certains livres ne sont d’ailleurs plus du tout édités en papier. Une liseuse, bien que moins polyvalente, reste bien moins coûteuse qu’une tablette ou smartphone mais permet un confort de lecture inégalé car elle est conçue pour ne pas engendrer de fatigue visuelle.
Amateurs de livre anciens ? Si l’oeuvre a plus de 70 ans, elle est libre de droit donc des versions gratuites existent. Economique pour la scolarité de vos enfants. Emile Zola, Molière, Jules Vernes, Sherlock Holmes ? Gratuits.

2) C’est moins d’encombrement. Cela permet de faire de la place dans votre maison ou appartement.
Au prix où est le mètre carré, il est dommage de les utiliser pour entasser des livres. Ces derniers sont des compagnons exigeants qui demandent à être dépoussiérés de temps en temps et transportés lors de déménagements ! Nous reviendrons plus tard sur les gains liés au désengorgement. Un livre au format liseuse prend 1 à 3 Mo d’espace, il est donc extrêmement rapide à télécharger (quelques secondes). Une bibliothèque de plusieurs tonnes tiens largement dans les 4 Go et les 180 grammes d’une liseuse (poids d’un livre de poche). Vous pouvez donc emporter partout votre bibliothèque avec vous. En 5 ans, je n’ai jamais saturé la mémoire de ma liseuse et croyez-moi, je l’ai abondamment utilisée.

3) Dans le cas improbable ou vous arrivez à remplir votre liseuse. Vous pouvez toujours effacer vos livres pour libérer de l’espace. Les livres sont toujours téléchargeables depuis le site internet du vendeur (stockage type Cloud).

4) Il n’existe quasiment pas d’inconvénient.
– Les écrans des liseuses sont faits d’encre numérique (E-Ink). Ils ne consomment rien. L’autonomie entre 2 charges est de environ 1 mois (pas besoin de chargeur en voyage). La charge dure moins d’une nuit. Ils sont faits pour avoir un confort de lecture optimal et complètement similaire à un livre papier. Il n’y a pas de reflets, vous pouvez lire dehors en plein soleil. Certains ont un écran rétroéclairé pour ne pas déranger votre partenaire si vous lisez lorsque qu’il ou elle dort. L’appareil ne chauffe pas du tout.
– On peut recevoir le journal quotidien (Le Monde, Le Figaro, Les Echos, etc…) téléchargé dès la première connexion au wifi du matin
– On peut même lire des bandes dessinées (même si il est préférable de les lire sur tablette avec écran couleur).

5) Oui, on est un peu geek aussi quand même il faut bien l’avouer donc on veut voir à quoi çà ressemble :-) !! Et puis, çà fait un chouette cadeau de Noël aussi pour ceux qui sont en panne d’inspiration.

Comment s’y retrouver dans les différents formats : epub ? mobi ?

Pas de panique ! Oui il existe plusieurs formats de ebooks : les .epub et les .mobi sont les principaux formats. Il y a aussi les .pdf. Cela ne doit pas entrer en ligne de compte car le logiciel gratuit et très simple Calibre permet de convertir tous les formats. Calibre est aussi un gestionnaire de bibliothèque d’ebook, il est téléchargeable ici.

Comme vous l’avez compris, après un an d’hésitation, ma liseuse s’est avérée de loin le meilleur investissement temps passé/argent dépensé de toute ma vie. Maintenant, nous allons voir comment choisir sa liseuse.

Les conseils d’achat

Je restreins le choix à Kobo de FNAC et Kindle de AMAZON. Il existe d’autres liseuses cependant le gros du marché est entre les mains de ces 2 acteurs qui vendent à la fois les livres et la liseuse. Tout est intégré, c’est simple et pratique.

Je commence par la pérennité de l’investissement. Si vous êtes du genre pas trop soigneux ou maladroit, vous vous tournerez vers des modèles waterproof. Il serait dommage de voir votre liseuse endommagée par une boisson renversée ou une chute accidentelle dans la piscine ou votre bain. Il faudra compter 180 eur chez Kobo pour des modèles waterproof ou bien se tourner vers des étuis waterproof (voir lien en bas de page).

Un étui de protection est dans tous les cas nécessaire pour protéger l’écran. Le mien a coûté 10 eur et tient depuis 5 ans.

Pour vous faire une idée de l’expérience de lecture sur votre future liseuse, il est possible de télécharger les applications Kindle et Kobo sur votre smartphone, tablette ou ordinateur. Elles sont gratuites et vous donnent une bonne idée du rendu sur liseuse côté ergonomie logicielle (emplacement des menus et des commandes). Cela peut vous aider dans votre choix.

Le Cloud (i.e. distribution partagée sur Internet) synchronise l’avancement de votre lecture entre tous vos appareils.

En entrant vos identifiants FNAC ou AMAZON, vous avez la possibilité de télécharger les livres que vous avez achetés sur votre compte FNAC ou AMAZON autant de fois et sur autant d’appareil que vous souhaitez.

De plus, vous pouvez reprendre la lecture d’un livre démarré sur un autre appareil. Par exemple, vous pouvez acheter et télécharger le livre depuis votre smartphone pour commencer à lire le premier chapitre. En fin de lecture, si vous êtes connectés à Internet en 3G, 4G ou wifi, il est automatiquement enregistré que vous en êtes à la fin du premier chapitre dans votre Cloud internet dédié chez AMAZON ou FNAC.

Le soir, vous reprenez la lecture chez vous sur votre liseuse. Connecté en wifi, votre liseuse télécharge automatiquement le livre et vous l’ouvre à la fin du 1ier chapitre. C’est a magie du Cloud.

AMAZON va plus loin et a développé la fonction whispersync, vous commencez à lire sur votre liseuse puis vous écoutez la suite du livre en audio depuis votre smartphone. Je ne l’ai jamais testé mais je trouve çà incroyable !

De nombreuses fonctionnalités

On peut de surligner des passages, mettre des marques pages, faire des recherches, utiliser les dictionnaires intégrés. Vous pouvez même voir les passages les plus surlignés par les autres lecteurs.

Parmi les fonctionnalités très pratiques, il est possible de transférer un email un peu long à votre liseuse via une adresse mail qui vous est donnée à la création de votre compte (la création est gratuite). Votre mail se retrouve automatiquement dans votre liseuse pour une lecture plus confortable que sur un écran.

Il est également possible d’ajouter un plug-in (petite icône) sur votre navigateur internet d’ordinateur pour envoyer une page web ou un article de blog sur votre liseuse. Une bonne chose si vous souhaitez diminuer votre temps passé dernière un ordinateur. Petit plus, les publicités sont même enlevées au passage, merci les liseuses !

Ces deux dernières fonctionnalités sont vraiment intéressantes à utiliser.

 

Alors Kobo ou Kindle ? Comment faire le choix ?

J’ai sélectionné 15 titres que je voulais lire, puis je suis allé voir sur les sites de la FNAC et de AMAZON. J’ai regardé quel titre était disponible, où, et à quel prix. J’ai choisi Kindle car l’important avec les liseuses, ce sont les livres. Et il y en a plus sur AMAZON. Il y a bien plus de livres en anglais aussi. Il faut bien avouer que les anglophones, en particulier les USA sont à la pointe dans le domaine de la productivité et du développement personnel. De plus, force est de reconnaître qu’ils ont une très forte culture de l’écrit et sont très prolifiques. Il existe une abondance de livres sur absolument tous les sujets. Plus il y a de livres, plus il y a de chance de trouver des livres révolutionnaires vous apportant des techniques puissantes et nous allons en voir dans ce blog.
FNAC et son KOBO sont plus centrés sur des ouvrages en Français mais sont très bien aussi, ils ont un écran plus grand d’après ce que j’ai pu voir.

C’est ce qui a orienté mon choix vers AMAZON, je ne parlerais donc plus que du Kindle par la suite car c’est ce que je connais le mieux.

Il y a les modèles de base qui sont actuellement entre 59 eur (Kindle 7ème génération) et 69 eur (Kindle 8ième génération) chez AMAZON et 10 à 20 eur plus cher chez FNAC. Les modèles de base sont désormais tous tactiles chez les 2 concurrents, ce qui est un plus pour surligner et prendre des notes.

A ce prix là vous ne risquez pas grand chose, c’est ce qui m’a convaincu à l’époque. J’ai commencé avec le kindle de base pas tactile et c’est très bien aussi. J’envisage de monter en gamme vers le Kindle paperwhite qui oscille entre 129 eur (plein tarif) et 89 eur (promotion) à l’occasion lorsque mon kindle tombera en panne (pas de panne en 5 ans alors que je le trimbale partout tous les jours).

Les modèles haut de gamme comme Kindle Voyage a 190 eur ou Kindle Oasis çà 290 eur font payer cher les quelques fonctionnalités en plus. Je suppose que çà doit être mieux dans l’absolu mais pour moi le Kindle paperwhite possède un bien meilleur rapport qualité/prix.

Idem pour les modèles 3G, çà ne vaut pas la peine à mon avis. Il faudrait vivre sur une île déserte sans wifi et sans ordinateur pour ne pas pouvoir télécharger les livres. Même si Amazon se débrouille pour que la carte SIM intégrée ne vous coûte rien (pas même de coût d’abonnement, même à l’étranger). C’est une prouesse dont seul Amazon a le secret… mais je ne vois pas l’intérêt. Il est à noter qu’il est possible d’acheter les livres sur la liseuse directement via le mini navigateur intégré. C’est pas confort mais c’est possible.

Attention, les kindle fire sont des tablettes AMAZON classiques comme des Ipad à ne pas confondre avec des liseuses.

Même si trimbaler une tablette ET une liseuse tous les jours, çà fait doublon, je ne m’en sépare pas pour le confort de lecture. C’est le meilleur amis des transports en commun, on se sent moins frustrés lorsqu’il y a des imprévus. Autre avantage, il est peu probable que vous vous fassiez voler votre liseuse à l’arrachée, je n’en dirais pas autant pour une tablette.

Amazon propose de plus plusieurs options sympas moyennant un abonnement mensuel nommé abonnement kindle de 10 eur :
– vous pouvez emprunter un ebook à l’immense bibliothèque amazon
– certains ebook deviennent gratuits
mais je ne recommande pas trop car le service était controversé. En effet les meilleurs auteurs ont refusés de se joindre à ce service.

Par contre avec l’abonnement Amazon PREMIUM vous pouvez emprunter un ebook à la bibliothèque kindle.

Nota : il est possible pour les membres d’une même famille d’utiliser le même compte amazon pour partager les livres (jusqu’à 6 kindles à la fois). Il est possible mais avec quelques manipulations de prêter un ebook pour une période de 14j à une personne mais je ne l’ai jamais fais. A vérifier donc et recherchant sur Internet.

Liens :
– Kindle entrée de gamme : kindle 7ième génération
(le moins cher à 59 eur) et kindle 8ième génération à 69 eur
Kindle paperwhite et son étui
ou
– les rolls : Kindle Oasis
et Kindle Voyage
Etui étanche

Alors ? Convaincus ?
N’hésitez pas à poser des questions ci-dessous je me ferai un plaisir d’y répondre.

Pour ceux qui en ont, décrivez donc vos expériences avec votre liseuse ?

Prenez-vous des décisions absurdes ?

scier-larbre-sur-lequel

 

Il y a quelques années, je m’adressais à un collègue de travail : “Que dis-tu d’aller voir tel fournisseur ? Sortir du bureau est une bonne opportunité pour lever le nez de tes dossiers. C’est toujours intéressant un déplacement. Tu voyages, tu rencontres des gens, ils te montrent leur boulot. Ce sera ta récompense pour les semaines passées où tu as fais ce gros travail”. Au lieu de se montrer enthousiaste, mon collègue se referme comme une huître. Je ne comprend pas, tous les arguments en faveur de ce déplacement sont pourtant là. Il s’agit d’un déplacement de courte durée que je savais peu pénalisant pour sa vie de famille.
Après quelques tergiversations, en creusant un peu, je m’aperçois que ce collègue n’avait jamais pris l’avion ni même le train. Peu habitué aux transports, il avait toujours évité de se déplacer. Ce qui devait être un acte de management réussi, s’est finalement transformé en source de stress pour mon collègue.

Aujourd’hui, je vous propose de vous résumer le livre “Les décisions absurdes” de Christian Morel.

Qu’est-ce qu’une décision absurde ?

Une décision absurde est une décision radicale au travers de laquelle les auteurs agissent avec constance sur une longue période à l’encontre du but recherché. Elles se distinguent des décisions médiocres qui n’atteignent pas le but recherché.

Lorsqu’un oeil extérieur les décrit, elles semblent étranges et surprenantes. Pourtant, ces décisions peuvent être prises par des groupes de personnes individuellement très intelligentes.

Quels sont les mécanismes qui mènent à une décision absurde ?

Au travers de quelques exemples, l’auteur décortique les mécanismes qui mènent à se tromper lourdement et à persévérer dans cette erreur. En général, il s’agit de phénomènes cognitifs et collectifs dans lesquels peuvent intervenir :
– l’ergonomie des outils employés
– la psychologie à l’échelle d’un groupe
– la distribution des rôles au sein d’un groupe
– l’étanchéité des erreurs vis-à-vis de possibles corrections venant de l’extérieur
– la perte de sens

Une série d’accident d’avion, de navette spatiale et de bateaux est décortiquée en détail ainsi que des décisions d’entreprise concernant des indicateurs, des sondages ou de la formation. Des décisions au niveau familial sont également abordés, dont cette famille de personnes qui se retrouve à faire une sortie un dimanche alors qu’aucun des membres de la famille n’était partant au départ.

Le décalage entre l’action menée et le but recherché peut provenir :
– de l’inadaptation de l’outil (mauvais indicateur, graphique trompeur)
– discordance entre intention et action
– d’une représentation ou d’un modèle de raisonnement erronés (rationalité évoquée par l’auteur)
– absence de validation d’une hypothèse ou d’une interprétation
– déviation progressive des règles et normes
– calcul financier froid et amoral (c’est rarement le cas en réalité, contrairement à ce que le grand public peut croire)
– appréciation des risques biaisée par des quiproquos
– pression sociale et accords tacites
– difficulté de raisonner sur 2 priorités simultanées et sur 2 étapes successives
– mauvaise interprétation du lien de cause à effet
– imprécision
– mauvaise interprétation d’un silence (accord tacite pour les uns, absence d’accord verbalisé pour les autres)

Quelques pièges de la pensée

Il s’agit souvent de ce que l’auteur appelle “bricolages et pièges cognitifs”. Personne n’aime poser les questions triviales qui s’imposeraient… et pourtant !
La fainéantise intellectuelle et les réalisations partielles peuvent également être à l’origine des beaux spécimens de décisions absurdes.
Des régressions vers des raisonnements rudimentaires apparaissent en cas de stress ou de charge mentale excessive. Mélangés avec des raisonnements de type scientifiques, ils peuvent laisser une impression de maîtrise à un observateur extérieur. Le fautif, se jaugeant au travers du regard de cet observateur, peut se conforter dans sa décision.

Erreur d’attention, transgression des règles, lacunes techniques, incompréhension, l’auteur décortique de manière extrêmement documentée les plus belles bourdes de l’histoire. La façon dont l’Homme résout les problèmes n’est pas toujours scientifique ni exhaustive. Il s’agit d’économie de réflexion souvent nécessaire pour éviter l’analysis paralysis à chaque fois qu’une décision se présente. Nous fonctionnons en nous basant souvent sur des à priori issus de notre expérience de cas similaires ou par imitation.

Les décisions collectives

Les décisions absurdes sont souvent une oeuvre collective. 3 rôles clefs et leurs interactions peuvent conduire à des erreurs grossières. Le manager qui a le pouvoir hiérarchique, l’expert qui a la connaissance technique et le “candide” (terme non péjoratif qui signifie ni manager, ni expert) qui met en oeuvre une décision ou utilise un produit issue de cette décision. Ces 3 acteurs peuvent être mal répartis (mauvaise personne dans mauvais rôle). De plus il existe 5 actions possibles : produire l’erreur, demander une solution absurde, suivre ou s’opposer à une décision absurde ou même être absent. Cela fourni une combinatoire qui peut finir en organisations fiables ou non.

Mais que font les garde-fous ?

Il n’existe pas toujours d’expert pour les problèmes rencontrés. Quand ils existent, ils ne sont pas toujours connus. Quand ils sont connus, ils ne sont pas toujours présents. Quand ils sont présents, ils ne sont pas toujours si experts que çà ou n’arrivent pas à se mettre à portée de ses interlocuteurs. Au final, il est courant que des managers ou candides s’autoproclament experts pour palier cette lacune.

Un chapitre dédié à la dynamique des aberrations montre notamment que des compromis peu heureux peuvent être consentis pour préserver les relations à l’intérieur d’un groupe. Les jeux de pouvoir et d’autorité d’une part, le désengagement et l’abandon d’opposition d’autre part, peuvent conduire au maintien d’un statu quo absurde sur parfois plusieurs décennies.

Retour sur la définition de décision absurde

Enfin certaines décisions s’avèrent absurdes si le but devient inconsistant, incertaint ou impossible. 4 Types de pertes de sens sont répertoriés :
– dysfonctionnement de la définition de l’objectif (il est plus simple de trouver des solutions que de définir un objectif)
– autolégitimation de la solution (qui est non liée à un objectif au fond)
– défaillance du contrôle de conformité à l’objectif (les projets qui touchent au comportement humain sont difficilement mesurables)
– transfert de la décision à un objectif autre, souvent socialement très valorisé. L’objectif représentant une valeur forte, la décision hérite de la légitimité de cette valeur.

Les mécanismes sont insidieux et incrémentaux (va et vient entre action et objectif), ce que l’on appelle “la preuve sociale” (toute le monde le fait, alors je le fais aussi) peuvent donner des apparences de normalité à des décisions absurdes.

Comment lutter contre les décisions absurdes ?

La recherche d’organisations à haute fiabilité passe par :
– la non punition des erreurs (cas des compagnies aériennes) qui permet de collecter et d’analyser sans pression les presque accidents
– le passage d’autorité du manager lorsque l’activité est normale vers le technicien expert lorsque la situation devient tendue avec de faibles délais de réflexion. Le devoir d’alerte des “candides” devient alors très important.

Il y a dilemme car la fiabilité nécessite à la fois un découpage des tâches possible dans une organisation décentralisée mais aussi une bonne coordination (centralisation).

Le désordre, tout comme des règles de coordination trop strictes, favorisent les décisions absurdes. Par nature, l’organisation de travail de groupe est porteur d’absurdités (conduites de réunion, interfaces entre les tâches imprécises).

Curieusement, le processus créatif ou de découverte, suit souvent un chemin très proche de celui de ces décisions absurdes !

Conclusion

De Tchernobyl aux campagnes de vaccinations, Christian Morel réalise ici un tour de force par la collecte des faits et l’analyse menée. Il met des mots précis décrivant les processus mentaux, portant complexes et abstraits. Le vocabulaire employé reste à la portée du lecteur et lui permet de mieux appréhender comment fonctionne le cerveau humain.

D’un point de vue personnel, cette lecture m’a ouvert tout un champ de réflexion, me pousse à être plus vigilant et ne pas tenir les choses aberrantes ou bizarres pour acquises. Si la réalité vous paraît absurde, c’est peut être qu’elle l’est vraiment ! En effet, elle est souvent le fruit de processus biaisés ou inaboutis. “Les décisions absurdes” apporte un éclairage inédit sur des sujets qui ont faits et feront à nouveau l’actualité. La lecture complète de l’ouvrage vous apportera sans doute matière à des réflexions enrichissantes.

Maintenant que nous avons vu l’ensemble des mécanismes mentaux pouvant conduire à des décisions absurdes, pensez-vous qu’il soit possible que vous en soyez témoins ou même auteur ?
Cette chronique vous donne t’elle envie de d’approfondir le sujet ?

Référence du livre résumé : “Les décisions absurdes: Sociologie des erreurs radicales et persistantes” de Christian Morel

Existe en version papier ici
Ou en version Kindle ici

Nota : il existe aussi une suite intitulée “Les décisions absurdes II: Comment les éviter” en version papier ou kindle

Résumé sur mon coach action à venir !

 

Comment gérer ses emails efficacement ?

cropped-running.jpg

Bienvenue sur le premier post de moncoachaction.fr

Ce blog est destiné aux personnes désireuses d’avoir une vie professionnelle et personnelle riche. Je suis de ceux qui pensent que la compétence et une bonne attitude sont le prix de la liberté. Si vous lisez ce blog, c’est que vous avez déjà les deux, il ne reste plus qu’à voir ensemble quelques astuces pour donner un coup de pouce !

De nos jour, difficile de passer à côté, une vie bien remplie rime souvent beaucoup d’emails reçus et envoyés.

Vous êtes-vous déjà sentis débordés par tous ces emails ? Ne pas savoir comment gérer ce flux continu de demandes et d’informations ? Vous sentez vous parfois retourné comme une crêpe lorsqu’une avalanche de mails s’abat sur vous ? A peine avez-vous commencé à en traiter un que 3 autres atterrissent dans votre boite d’entrée. Ordre, contre-ordre, réponse, démarchage, invitations, vous passez de l’un à l’autre et à la fin de la journée, vous vous sentez stressé et fatigué.

Il existe des techniques pour éviter de se laisser déborder. Voyons 3 conseils pour débuter

1.Désactivez les notifications de nouveaux mails

Vous avez déjà assez d’interruption dans votre journée :

  • appels téléphone fixe
  • appels + SMS téléphone mobile
  • collègue qui débarque dans votre bureau pour vous demander quelque chose. Cela peut être les enfants si vous êtes à la maison.

Vous ne vous en rendez pas forcément compte mais toutes ces interruptions pèsent lourds dans votre facture stress de la journée.

Car il s’agit bien d’un stress. En effet, lorsqu’une interruption arrive, notre cerveau, tel un ordinateur fait les choses suivantes :

  • stoppe réflexion sur le sujet en cours
  • essaie d’identifier l’interruption : de quel sujet s’agit-il ? que me demande t’on ? pourquoi ?
  • réflexion sur le nouveau sujet
  • communique sur le nouveau sujet
  • stoppe réflexion sur le nouveau sujet
  • reprend l’ancien sujet
  • on en était où de l’ancien sujet déjà ?

Des études ont montré que 5 à 10 min sont nécessaires en moyenne après une interruption pour reprendre l’ancien sujet au même stade de réflexion qu’avant l’interruption.

Soyons réaliste, il est rare que les emails nécessitent des réponses immédiates. Il faut bien reconnaître que c’est l’attrait et la curiosité pour ce qui est nouveau qui nous pousse à regarder le dernier mail arrivé.

Au lieu d’être interrompu plus que de raison, je consulte mes mails 1 fois par heure entre 2 tâches de fond lorsque MOI, je choisi de les voir. J’ai même espacé à 1 fois en fin de mâtinée + 1 fois en fin d’après-midi.

Devinez quoi ? Mes interlocuteurs ne m’en ont pas tenus rigueur. Le monde ne s’est pas écroulé. « Oui mais finalement en ne regardant pas mes mails, je risque de louper le contre-ordre qui dit que ce n’est plus nécessaire de faire telle tâche. » C’est vrai mais c’est extrêmement rare et le jeu n’en vaut absolument pas la chandelle.

En évitant les notifications mails, j’ai remarqué qu’en fin de journée, j’avais fait autre chose que de réagir à mes emails. Dégagé de la logique « il faut que je réponde à ce mail maintenant car si je ne le fais pas au fur et à mesure, je me fais déborder », j’ai aussi évité :

  • de répondre trop à chaud sur des sujets polémiques (et éviter des conflits à cause d’une maladresse ou d’un manque de recul ou réflexion)
  • de perdre du temps inutilement à répondre à une question posée à beaucoup de destinataires (il y a eu suffisamment de personne pour que celui qui a envoyé la demande ai eu sa réponse) ou à des email fleuves sans intérêt (Re Re Re Tr Re sujet pas important)

Pas simple quand on a la (mauvaise) habitude de consulter chaque nouveaux mails dès réception, mais enlever la notification de mail m’a grandement soulagé. Essayez et vous verrez !

2.Organisez votre gare de triage

Les services d’urgence ont une gare de triage à l’accueil dont le but est de séparer l’urgence vitale de la bobologie. Pour votre boite de réception, c’est pareil.

La boite de réception est faite pour recevoir, point.

Si les emails qui y atterrissent y restent, vous serez condamné à les relire encore et encore sur plusieurs jours voire semaines. Votre boite de réception devient vite un empilement de choses inextricables.

Il faut mettre un peu de clarté pour désengorger tout çà. Voici une méthode :

-lisez le premier mail de votre boite de réception, si il s’agit d’une question pour laquelle vous avez la réponse ou une action qui vous prend moins de 2 minutes alors traitez le. Problème résolu, on passe au mail suivant.

-si vous avez besoin de garder trace de votre réponse (vous déléguez une action à quelqu’un par exemple), mettez vous en copie cachée.

Pour tout ce qui prend plus de 2 min :

-créez un dossier : URGENT, vous y placerez ce qu’il faut faire aujourd’hui. Il y aura également ce qui n’est pas clair mais a l’air de demander une action urgente de votre part.

-créez un dossier : PLUS TARD, vous y rangez tout ce qui nécessite une action de votre part mais pas aujourd’hui. Les demandes non claires et qui ne vous semblent pas urgentes qui vous sont adressées y seront mises également pour un examen futur.

-créez un dossier : SUIVI, vous y stockerez les demandes faites à autrui évoquées plus haut (quand vous voulez garder trace ou quand vous déléguez).

3. Rédigez des mails efficaces

Des destinataires pertinents

A / To : destinataire pour action ou intéressé par l’information directement

Cc : pour information

Ccc : vous mais sur tout personne d’autre, c’est très malpoli et peut engendrer des conflits si mal maîtrisé.

Objet : être le plus clair possible ici. Exemple : Demande de rendez-vous/réunion le 28/02/2016 à 14h au sujet du projet X. Ou bien Demande de compte-rendu de réunion du projet X pour le 01/03/2016.

Corps du mail :

Bonjour

quelques éléments de contexte + demande claire et concise (5 lignes maximum si vous pouvez)

Merci

formule de politesse

Ma signature avec les coordonnées

4. Répondez aux emails de façon concise

Si vous répondez à des collègues de travail, il est admis de répondre de manière très concise. Oui, non, ok pour mardi, etc…

Mieux vaut une réponse courte que pas de réponse du tout.

Il est également possible de répondre à une série de questions dans le corps du mail initial en surchargeant en gras ou en couleur. Exemple :

Si vous répondez à un client que vous connaissez peu, la réponse sera plus formelle.

N’hésitez pas à laisser vos commentaires. Ces conseils fonctionnent-ils pour vous ? Avez-vous noté une différence entre avant et après ? Quelles astuces utilisez-vous ?